- Không có mục tiêu cuộc họp: Cứ muốn họp là họp, không có mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng cho cuộc họp. Cả chủ tọa lẫn người họp đều không biết họp để đi đến kết quả gì! Có bao nhiêu cuộc họp mà chủ tọa trước khi bắt đầu, nói luôn ta cần đạt được gì sau cuộc họp này nhỉ? Chắc là hiếm hoi lắm!
- Không có chương trình nghị sự: Cứ triệu tập là họp, không ai biết nội dung, chương trình cụ thể là gì.
- Không có kế hoạch họp được báo trước: Sếp hứng lên là gọi họp. Nhiều người phải bỏ dở công việc quan trọng chỉ vì bị sếp réo đi họp. Có khi, ngày họp vài lần.
- Không có tài liệu chuẩn bị: Khi hỏi đến vấn đề gì, mới chạy sục tìm tài liệu liên quan. Mà có khi tìm không ra vì thiếu chuẩn bị trước
- Không kiểm soát thời gian trong lúc họp: Sếp nói nhiều, huấn thị nhiều quá. Thảo luận nhảy cóc, lan man, thiếu trọng tâm. Hết giờ vẫn không giải quyết được các vấn đề quan trọng.
- Mang laptop, máy tính bảng theo làm việc riêng khi họp. Không tập trung vào nội dung cuộc họp mà mang theo tài liệu, máy tính để làm việc ngay tại cuộc họp (vụ này khá phổ biến).
- Sa đà giải quyết những vấn đề “song phương” (giữa 2 người, 2 bộ phận) trong các cuộc họp “đa phương” (nhiều người, nhiều bộ phận), gây mất thời gian của những người không liên quan.
- Không đúc kết từng vấn đề. Thảo luận nhiều nhưng không có kết luận.
- Không có chương trình hành động sau cuộc họp (việc gì phải làm, ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ, thời hạn bắt đầu, kết thúc…)
- Cuối buổi họp, không dành 5-10 phút để đánh giá lại hiệu quả cuộc họp vừa qua.
- Cuộc họp mới không quan tâm đến kết quả xử lý những vấn đề nêu trong các cuộc họp trước đó.
- Biên bản họp không ghi tóm tắt nội dung đã thống nhất mà “tường thuật trực tiếp” diễn biến cuộc họp – nêu tên từng người kèm theo lời phát biểu (anh A nói gì, chị B trả lời sao…).
Một ngày họp của một dàn quản lý cấp cao một tập đoàn lớn có thể gây lãng phí nhiều trăm triệu đồng, chỉ tính riêng tiền lương, chưa kể còn gây ách tắc công việc, và phát sinh nhiều hệ lụy khác! ~ Long Nguyen Huu
