1. Quản lý không phải là “phiên bản nâng cao” của đóng góp cá nhân
Hai điều này rất khác. Như sáng mai bạn không thể ngủ dậy, ngồi vào đàn dương cầm, chơi một bản giao hưởng nếu chưa từng làm thế trước đây. Chắc chắn bạn không thể một sớm thức giấc và tự động trở thành quản lý giỏi. Lãnh đạo là kỹ năng cần được phát triển đúng cách, như bất kỳ kỹ năng nào khác.
Vì thế, hãy coi mình là người học việc. Đây là thời gian bạn tìm hiểu và học cách bước vào vai trò lãnh đạo mà cả nhóm đang chờ đợi, làm thế nào để uỷ thác hiệu quả, và truyền cảm hứng ra sao để mọi người nỗ lực hết mình mỗi ngày. Trên chặng đường học làm sếp, nếu bạn mắc phải một hai lỗi lầm, hãy can đảm thừa nhận rồi cam kết làm tốt hơn sau đó.
2. Thích ứng là “viên đạn ma thuật”
Bạn muốn người của mình làm việc với năng suất cao, có động lực, sáng tạo, cải tiến? Vậy thì cần học cách để họ thích nghi với phong cách lãnh đạo của bạn.
Theo lẽ tự nhiên, mỗi nhân viên sẽ mang đến văn phòng một cá tính và thói quen riêng biệt, điều này có nghĩa là những thứ có thể truyền cảm hứng, thúc đẩy hoặc ngăn cản họ làm việc cũng khác nhau. Đôi khi, bạn may mắn gặp được nhóm người có phong cách cực kỳ giống bạn và đôi bên ngay lập tức phối hợp ăn ý mà không gặp chút phiền toái. Nhưng thực tế, điều ngược lại xảy ra thường xuyên hơn, nhiều khả năng bạn phải đau đầu với các cá nhân có cách tiếp cận công việc hoàn toàn khác nhau. Hãy nhớ rằng, khác biệt không nhất thiết sẽ xấu hay sai. Mỗi phong cách làm việc có điểm mạnh lẫn thách thức riêng, không có phong cách tốt nhất hay xấu hơn phong cách khác.
3. Mọi người thích sự sắp xếp và hướng dẫn
Ý tưởng loại bỏ bớt các quản lý và cho phép nhân viên cấp thấp có nhiều quyền quyết định hơn nghe có vẻ tuyệt vời nhưng thực tế hiếm khi hiệu quả, bởi xét về mặt tâm lý, mọi người vẫn tìm kiếm những cấu trúc và chỉ dẫn. Chúng ta được huấn luyện điều này từ khi còn bé: tìm đến bố mẹ, thầy cô, người lớn trong gia đình, bạn bè thân thiết để biết nên và không nên làm gì. Khi gia nhập vào lực lượng lao động của xã hội, bạn không thể tắt đi chế độ tư duy “phản hồi liên tục” đã được “lập trình” gần 20 năm.
Phải có ai đó đứng ra hướng dẫn và nói rằng “trách nhiệm của mọi người” là không đủ. Khi thứ gì đó thuộc về trách nhiệm chung, thật không may, nó sẽ không phải là trách nhiệm của cá nhân nào cả. Nó được thực hiện ra sao tuỳ vào người quản lý. Vì thế, trách nhiệm của quản lý là liên tục cung cấp cấu trúc và hướng dẫn để nhóm hoàn thành tốt nhất công việc.
4. Nhưng nhân viên sẽ bị nhấn chìm nếu được bao bọc bởi quá nhiều sắp xếp và hướng dẫn
Sự khéo léo và chừng mực sẽ mang đến thành công cho người quản lý. Bạn phải hiểu điều cực kỳ quan trọng về ranh giới mong manh giữa cung cấp hướng dẫn với quản lý vi mô, sự khác biệt giữa một người quản lý hiệu quả và người sếp sẽ siết nhân viên “chếp ngộp” (micromanager).
Các sếp thường bị mang tiếng xấu vì rất nhiều nhà quản lý vi mô đã không thả lỏng sự kiểm soát cũng như từ chối trao quyền để nhân viên thành công. Hãy nhớ rằng, trong công việc rất cần sự tín nhiệm và uỷ thác. Đó là cách duy nhất để nhân viên, và cả bạn, học hỏitheo cách riêng và phát triển bản thân lên tầm cao hơn.
5. Để nhân viên xử lý phần việc trong phạm vi của họ, ngay cả khi bạn không hoàn toàn đồng tình
Muốn trao quyền để nhân viên thực hiện tốt nhất công việc, điều này đòi hỏi bạn phải lùi lại một bước. Vai trò của bạn là cung cấp hướng dẫn, bằng cách đưa ra các câu hỏi nhằm đảm bảo nhân viên đã xem xét thấu đáo các phương án và kế hoạch của họ. Nhưng nếu ý tưởng thực hiện của họ khác với bạn, lựa chọn tốt trong hầu hết trường hợp là cho phép họ thử làm như mong muốn và chờ kết quả. Luôn có nhiều hơn một cách để đạt được mục tiêu và rất ít người trong chúng ta phải phụ trách phần việc mà khi “sai chỉ có chết”. Nếu nhân thất bại, đó là lúc bạn “giáo huấn” và họ có cơ hội làm lại. Nếu họ thành công khi áp dụng một chiếc lược bạn không chọn, đó vẫn là chiến thắng cho người quản lý như bạn.
6. Lập lịch họp định kỳ với từng cá nhân một cách thường xuyên, nhất quán
Rất ít người muốn cuộc đời công sở của họ phải họp hành nhiều hơn nên thường đưa ra lời từ chối. Tuy nhiên với vai trò quản lý, một cuộc họp trực tiếp hàng tuần với mỗi nhân viên có trách nhiệm báo cáo trực tiếp là bắt buộc.
Nên đảm bảo đạt được 3 điều sau trong các cuộc họp cá nhân:
– Nhân viên báo cáo về việc họ đang làm, và họ cần bạn giúp gì để thành công.
– Bạn cập nhật tất cả thông tin cần thiết để họ hoàn thành tốt nhất công việc.
– Một đợt động não (brainstorm) nhanh về các ý tưởng, mục tiêu cho tương lai của họ, những sự phát triển họ cần. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để bạn kết hợp huấn luyện cá nhân.
Các cuộc họp trực tiếp thường bị huỷ với lý do: “Chẳng có gì để nói”. Nhưng nếu không có việc bất khả kháng, đừng bao giờ bỏ qua các cuộc họp trực tiếp. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng với từng nhân viên và thúc đẩy thành công của họ.
7. Lắng nghe tích cực, và mặc định tin tưởng
Khi tổ chức các cuộc họp hàng tuần, điều quan trọng nhất không phải là bạn nói gì, mà chính là tiếp nhận đóng góp của nhân viên. Khi giao tiếp cởi mở, bạn sẽ biết được cả những điều tốt lẫn điều xấu.
Lắng nghe toàn bộ câu chuyện, đừng ngắt lời đối phương. Phải luôn mặc định rằng nhân viên có mục đích tích cực khi đến với bạn, họ phàn nàn về các vấn đề vì muốn nhận được lời khuyên và chỉ dẫn để có cách giải quyết. Nên nhớ rằng, một vị sếp tiếp cận nhân viên bằng thái độ thiếu tin tưởng trong khi họ đang cố nỗ lực tốt nhất sẽ tạo ra cảm giác cực kỳ khó chịu và phản tác dụng.
Bạn cần khiến họ thấy mạnh dạn và thoải mái trong những buổi gặp mặt. Lắng nghe cẩn thận từng kiến nghị, cố gắng đào sâu suy nghĩ để hiểu thực chất điều gì đang diễn ra, và sau đó dùng hết khả năng để cung cấp sự trợ giúp mà họ tìm kiếm.
8. Đừng chỉ trích cảm xúc, hãy tập trung vào hành vi và tác động
Chúng ta không thể loại bỏ vai trò của cảm xúc trong quá trình làm việc, nhưng không có nghĩa là bạn cần đưa ra những bình luận về nó. Mọi người có thể tự do suy nghĩ hay cảm nhận bất cứ điều gì họ muốn, tuy nhiên cần hiểu rằng tất cả những biểu hiện và hành động phải nhằm để đạt được mục tiêu chung. Nó lý giải vì sao việc tập trung vào những điều bạn thấy khi đưa ra phản hồi mang tính phê bình rất quan trọng. Mục tiêu của bạn là thay đổi hành vi ai đó, nhưng bắt họ ngừng làm sẽ không hiệu quả mà càng khiến họ “lạc lối” hơn. Để làm điều đó, bạn phải làm rõ yêu cầu, trách nhiệm với nhân viên và tại sao thay đổi lại quan trọng.
Đây là quy tắc tốt để thực hành: Hành vi + Tác động + Kỳ vọng. Bạn chỉ ra một hành vi có vấn đề, giải thích tại sao nó không ổn và thiết lập những kỳ vọng về hành động đó trong tương lai. Ví dụ: “Nếu ai đó đến muộn khi dự họp bộ phận định kỳ (hành vi), thì họ sẽ bỏ lỡ mất phần giới thiệu các mục tiêu quan trọng và nội dung thảo luận của cuộc họp (tác động). Nhắc nhở họ vui lòng đúng giờ trong tương lai (kỳ vọng). Và việc tiếp theo sau đó là cảm ơn và đưa ra những phản hồi tích cực khi họ đáp ứng mong đợi.”
9. Hãy lạc quan vô điều kiện!
Trên đây chúng ta đã chỉ rõ ý nghĩa của việc phản hồi, nhưng lời khuyên tiếp theo là bạn nên đưa ra nhiều phản hồi tích cực hơn so với tiêu cực. Vì một lý do đơn giản: Góp ý tích cực tạo ra động lực đáng kể hơn so với những lời phê bình.
Một thực tế thường bị bỏ quên là hầu hết nhân viên đều làm đúng việc mỗi ngày, tuy nhiên họ chỉ nhận được phản hồi những lúc làm sai. Cách phản hồi sẽ định hình nên phong cách quản lý của người làm sếp. Nếu bạn kiên định trong việc nhìn nhận kết quả và tìm kiếm điều tốt để ngợi khen nhân viên, dù là chuyện nhỏ nhặt, hành động này sẽ giữ cho nhóm của bạn luôn ở trong trạng thái và tư duy đúng nhất để tạo nên nhiều kết quả tuyệt vời.
10. Khiến nhân viên thành công
Sau tất cả, người quản lý sẽ được đánh giá hiệu quả thông qua những thành công của nhóm họ phụ trách. Điều này có nghĩa, nhân viên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bất cứ giây phút nào chệch hướng, bạn sẽ bắt đầu lang thang vào “lãnh địa của ông chủ xấu”.
Hãy dành một ít thời gian vào cuối ngày để rà soát những việc đã thực hiện, sắp xếp và lập kế hoạch hành động tiếp theo cho nhân viên nhằm đảm bảo họ luôn vận hành đúng hướng. Cách làm này giúp bạn duy trì tính trách nhiệm, khả năng tự đánh giá và đảm bảo cái nhìn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
____________________
Nguồn: theo CareerBuilder Vietnam
